XML Dokument manažment, ISO 9001

 

Ciel’ projektu

Cieľom tohto projektu je postupný návrh, implementácia, zavedenie a údržba informačného systému preriadenie dokumentácie a vydávanie úloh v konkrétnej organizácii (samospráve). Dôvodom pre vytvorenie takéhoto systému je čoraz väčšia potreba zavedenia systémov manažérstva kvality v organizáciách Slovenska pre čoraz bližší dátum pripojenia sa k Európskej únii - 1. máj 2004. Počnúc týmto dátumom začnú aj u nás platiť všetky zákony všeobecne platné pre EÚ a preto je dôležité sa na túto udalosť pripraviť zavedením informačného systému, ktorý môže byt’ oporou už spomínaného systému manažérstva kvality, ktorý je v krajinách EÚ štandardom. Zavedenie takéhoto systému premení pri správnej prevádzke každú samosprávu z byrokratickej, neprehľadnej organizácie na prehľadný, dýchajúci organizmus, preto pri udeľovaní dotácií a subvencií sa v západných krajinách už teraz uprednostňujú tie organizácie (samosprávy), ktoré prevádzkujú takýto systém. Projekt sme rozdelili do viacerých fáz:

1. Návrh systému v sterilných podmienkach

2. Adaptácia návrhu pre reálne podmienky a počiatky implementácie

3. Dokončenie implementácie a masívne testovanie

4. Nasadenie a údržba systému v reálnych podmienkach.

Podľa predpokladov by každá z týchto fáz trvala približne pol roka, pričom tento dokument popisuje výsledky fázy ˇc. 1.

Ako pracovný názov informačného systému sme zvolili názov DocSys.

Popis projektu

V tomto projekte sme sa zamerali na vytvorenie návrhu (a neskôr implementácie) informačného systému, ktorý by dokázal splniť’ požiadavky systému manažérstva kvality vybudovaného podľa medzinárodnej normy ISO 9001:2000. Uvedená norma (pozri [1]) kladie dôraz na tieto vlastnosti (prvky) systému manažérstva:

• riadenie dokumentov

• riadenie záznamov

• interné audity

• záväzok manažmentu (preskúmania manažmentom, ciele organizácie, atd’.)

• nápravné a preventívne činnosti

• evidencia meracích prístrojov

• hodnotenie dodávateľov

 

Našim plánom je v prvom vývojovom cykle vytvoriť informačný systém pre riadenie dokumentov a záznamov, pre vydávanie úloh a posielanie správ. Tieto prvky boli vybrané preto, lebo je na ne možné postaviť’ všetky ostatné prvky potrebné pre prevádzkovanie systému manažérstva kvality.